EVALUATIEREGLEMENT

Het evaluatiereglement van ons opleidingscentrum bevat niet alleen de regels, afspraken en verplichtingen waaraan je je moet houden, maar ook je rechten. Een evaluatiereglement wordt opgesteld om het samenleven en studeren in optimale sfeer te laten verlopen. Het voorwerp van de evaluaties zijn de leerplandoelstellingen die voorkomen in de goedgekeurde leerplannen. Indien er (nog) geen leerplannen zijn, gebeurt de evaluatie aan de hand van de basiscompetenties, zoals die zijn opgenomen in het opleidingsprofiel van de opleiding.

1. Wanneer wordt er een evaluatie georganiseerd?

We organiseren ten minste op het einde van elke module een evaluatie, of we passen het systeem van gespreide evaluatie toe.

2. Wat als ik wegens ziekte, overmacht of ongewettigd afwezig ben op examens of evaluaties?

Als je tijdens de evaluatieperiode gewettigd afwezig bent of verhinderd bent wegens overmacht, dan wordt dat uiterlijk dezelfde dag (uitgezonderd zondag en wettelijke feestdagen) gemeld aan de onthaalmedewerker en/of opleidingsdirecteur. De onthaalmedewerker en/of opleidingsdirecteur kan beslissen om de evaluatie te verplaatsen als je de afwezigheid kan staven met een bewijsstuk. De bewijsstukken moeten uiterlijk de 3de dag na de evaluatie bij het opleidingscentrum zijn ingediend. Tegen de beslissing kan geen beroep worden aangetekend. Wie zonder verwittigen afwezig blijft, wordt afgewezen. Als je om welke reden ook niet deelneemt aan een evaluatie kan je verplicht worden die achteraf te maken.

3. Hoe wordt de evaluatie georganiseerd?

De opleidingsdirecteur bepaalt in overleg met de betrokken lesgevers en rekening houdend met de te beoordelen competenties, de vorm van de evaluatie: mondeling en/of schriftelijk, afsluitende evaluatie, gespreide evaluatie en/of permanente evaluatie. Een afsluitende evaluatie is de beoordeling van het niveau van jou als cursist op het einde van een opleiding of van een opleidingsonderdeel door een momentopname waarbij alle competenties getoetst worden. Gespreide evaluatie is het resultaat van de regelmatige beoordeling van de studieprestaties op verschillende tijdstippen tijdens de opleidingsperiode. De evaluatie gebeurt aan de hand van meerdere observaties en/of toetsen. Permanente evaluatie is het resultaat van de continue beoordeling van de progressie van jou als cursist tijdens de opleiding. Competenties worden permanent getoetst in praktische oefeningen en toepassingen; de evaluatie gebeurt aan de hand van constante observaties en/of toetsen. De lesgever informeert tijdig welke evaluatievormen gebruikt worden voor de opleiding van je keuze. De evaluatie kan een schriftelijk en/of een mondeling gedeelte en/of praktisch gedeelte omvatten. De beoordelingscriteria worden afgeleid uit de doelstellingen en leerinhouden van de leerplannen, desgevallend de basiscompetenties, zoals die opgenomen zijn in het opleidingsprofiel van de opleiding.

4. Kan iedere cursist deelnemen aan de evaluatie?

Om aan een evaluatie te mogen deelnemen, moet je als cursist:

Regelmatig ingeschreven zijn in de opleiding
Het inschrijvingsgeld betaald hebben of hiervan volledig of gedeeltelijk vrijgesteld zijn
Voldoen aan de door het studieprogramma opgelegde verplichtingen in verband met de vereiste stages, practica, labo, seminaries en eindwerk of projectwerk
Je aanbieden op de evaluatiedag zoals vastgelegd in het examen- en evaluatierooster of minstens 60% aanwezig zijn op de opleidingsdagen met permanente aanwezigheid.

5. Kan ik een evaluatie afleggen op een ander tijdstip?

De leerkracht en/of opleidingsdirecteur kan jou toestaan een evaluatie af te leggen op een ander tijdstip dan vastgesteld in de evaluatieregeling. Dit wordt enkel toegestaan als je een geldige reden hebt voor je afwezigheid op een evaluatie. Wil je je evaluatie verplaatsen, dan moet je dit aanvragen bij je opleidingsdirecteur. Een geldige afwezigheid houdt echter niet automatisch het recht op een inhaalevaluatie in. De leerkracht en/of opleidingsdirecteur oordeelt over een mogelijke verplaatsing van de evaluatie. Hij treft dan in overleg met de betrokken lesgever een nieuwe regeling die aan jou wordt meegedeeld.

6. De evaluatiecommissie

6.1. Samenstelling

De evaluatiecommissie van een opleiding bestaat uit volgende stemgerechtigde leden met elk één stem:

de directeur of zijn afgevaardigde (voorzitter);
de leden van het onderwijzend personeel, belast met de onderwijs- en andere studieactiviteiten van jou als cursist.

De voorzitter kan een secretaris aan de evaluatiecommissie toevoegen voor administratieve ondersteuning.
De voorzitter kan als raadgevende leden personeelsleden van het centrum of andere personen dan personeelsleden van het centrum aanduiden die bij de psychosociale of pedagogische begeleiding van jou als cursist betrokken zijn. In geval van een stemming zijn zij niet stemgerechtigd.

6.2. Bevoegdheden

De evaluatiecommissie beslist bij voorkeur in consensus. Als er tot stemming wordt overgegaan stemt de voorzitter onmiddellijk mee. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De stemgerechtigde leden van de evaluatiecommissie hebben de plicht de beraadslaging bij te wonen. Enkel in geval van gewettigde afwezigheid of overmacht kan hiervan afgeweken worden. Om geldig te beraadslagen moet tenminste de helft van de stemgerechtigde leden van de evaluatiecommissie aanwezig zijn. De ongewettigde afwezigheid van een stemgerechtigd lid tast de rechtsgeldigheid van de beslissing van de evaluatiecommissie niet aan. Geen enkel lid van de evaluatiecommissie mag deelnemen aan de beraadslaging over een bloed- of aanverwant tot en met de vierde graad. De beraadslaging van de evaluatiecommissie is geheim. De leden zijn tot geheimhouding over de beraadslaging en de stemming verplicht

6.3. Beslissing van de evaluatiecommissie

Een evaluatie is een deskundige beoordeling van de mate waarin je als cursist de doelstellingen uit het goedgekeurde leerplan of het opleidingsprofiel hebt bereikt. De beslissing van de evaluatiecommissie gaat over de leerstof van de volledige organisatieperiode en over de module waarvoor je als cursist ingeschreven bent. Voor de volgende niveaus gelden bijkomende modaliteiten. Niveau secundair volwassenenonderwijs De commissie kan beslissen om een bijkomende proef toe te staan en kan de modaliteiten hiervan bepalen. De periode waarin deze plaats zullen vinden, vind je terug in de jaarkalender. Tegen een beslissing tot bijkomende proeven is geen beroep mogelijk.

7. Bekendmaking van de resultaten

Normaliter wordt op het einde van de opleiding door de leerkracht mondeling meegedeeld of de cursist al dan niet geslaagd is. De persoon of instantie die de inschrijving betaalt, ontvangt het attest van slagen via post en/of digitaal, afhankelijk van de opleiding.
Bij twijfel of niet akkoord van de cursist wordt de evaluatie besproken door de evaluatiecommissie. De beslissing van de evaluatiecommissie wordt ten laatste 3 weken na de beraadslaging meegedeeld. Individuele, gedetailleerde resultaten worden vanaf dat ogenblik ter beschikking gesteld. Er is een termijn van drie dagen* om een gesprek aan te vragen. Een gesprek wordt schriftelijk aan gevraagd, bv. via e-mail. Jullie krijgen een uitnodiging die de afspraak bevestigt.

8. Wat als ik betrapt word op fraude?

Elk gedrag waarmee je probeert een juiste beoordeling van jezelf of van een medecursist te bemoeilijken of onmogelijk te maken, beschouwen we als een onregelmatigheid. We denken bijvoorbeeld aan spieken, plagiaat, het gebruik van niet-toegelaten materialen, technieken en hulpmiddelen, artificiële intelligentie, het met opzet afwezig blijven op evaluatiemomenten … Indien je tijdens een evaluatie betrapt wordt op fraude, word je gehoord door de opleidingsdirecteur. Dit gebeurt in aanwezigheid van de toezichthouder. Wanneer de directeur of zijn afgevaardigde de fraude bewezen acht, krijg je voor de desbetreffende evaluatie een nul toegewezen. De evaluatiecommissie beslist of je de kans geboden zal worden deze evaluatie over te doen in dezelfde evaluatieperiode.

9. Welke rechten heb ik bij evaluatie?

Als cursist heb je het recht je eigen kopij van de afgelegde toetsen, proeven en evaluaties in te kijken, na afspraak met de leraar. Je mag ook altijd je digitale cursistendossier met alle relevante informatie inzien. We kunnen geen gegevens doorgeven die betrekking hebben op de medecursisten.

10. Kan ik beroep aantekenen tegen een beslissing van de evaluatiecommissie?

10.1. Overleg

De beslissing die een evaluatiecommissie neemt, is steeds het resultaat van een weloverwogen evaluatie in het belang van jou als cursist. Als je de beslissing van de evaluatiecommissie niet aanvaardt, kan je (of je ouders als je nog geen 18 jaar bent) ten laatste de derde dag (zaterdag, zondag, wettelijke feestdagen en 11 juli niet meegerekend) na de bekendmaking van de beslissing je bezwaren bekend maken. Dit kan via een persoonlijk onderhoud met de voorzitter van de evaluatiecommissie. Deze aanvraag kan zowel schriftelijk als mondeling - zelfs telefonisch - worden gedaan. Tijdens dit onderhoud kan je je bezwaren kenbaar maken, kan je inzage krijgen in het dossier en worden de elementen aangegeven die geleid hebben tot de genomen beslissing.
Let op: Als het gesprek na het verstrijken van de termijn wordt aangevraagd kunnen we niet meer op je vraag ingaan. We delen het resultaat van dit gesprek met een brief aan jou mee. Er zijn twee mogelijkheden:

de voorzitter van evaluatiecommissie vindt dat je argumenten geen nieuwe bijeenkomst van de evaluatiecommissie rechtvaardigen;
de voorzitter van evaluatiecommissie vindt dat je argumenten het overwegen waard zijn. In dat geval zal hij de evaluatiecommissie zo snel mogelijk samenroepen om de betwiste beslissing opnieuw te overwegen. Je ontvangt per brief het resultaat van die vergadering.

10.2. Formeel beroep

Als de betwisting na het resultaat van het overleg met de voorzitter van de evaluatiecommissie blijft bestaan, dan kan je (of je ouders als je nog geen 18 jaar bent) in een volgende fase met een aangetekende brief beroep instellen bij het centrumbestuur: Creo VZW tav centrumbestuur - Arme Klarenstraat 75 8800 Roeselare.
Die aangetekende brief met je beroep moet je versturen ten laatste de derde dag (zaterdag, zondag, wettelijke feestdagen en 11 juli niet meegerekend) nadat aan jou:

ofwel het resultaat is meegedeeld van het gesprek met de opleidingsdirecteur, Ilse Verthé (wanneer de betwiste beslissing werd bevestigd)
ofwel de beslissing is meegedeeld van de nieuwe evaluatiecommissie (wanneer die na het eerste gesprek opnieuw is bijeengekomen, maar je niet akkoord gaat met de beslissing).

Er is dus een termijn van drie dagen (zaterdag, zondag, wettelijke feestdagen en 11 juli niet meegerekend), die begint te lopen de dag nadat de brief van de voorzitter van de evaluatiecommissie wordt ontvangen. De brief met één van de twee mogelijke beslissingen (zie boven) wordt geacht de derde dag na verzending te zijn ontvangen. De poststempel geldt als bewijs, zowel voor de verzending als voor de ontvangst. Wanneer het centrum open is, kan je het beroep bij het centrumbestuur ook daar persoonlijk afgeven. Je krijgt dan een bewijs van ontvangst dat aantoont op welke datum het beroep werd ingediend. Wij geven het beroep daarna door aan het centrumbestuur.

Let op: Als het beroep te laat wordt verstuurd of afgegeven, of niet aan de voorwaarden voldoet, zal de beroepscommissie het beroep onontvankelijk moeten verklaren. Dat betekent dat ze het beroep niet inhoudelijk zal kunnen behandelen.
We verwachten daarnaast ook dat het beroep de redenen aangeeft waarom je de beslissing van de evaluatiecommissie betwist. Wanneer het centrumbestuur een beroep ontvangt, zal het centrumbestuur of zijn afgevaardigde een beroepscommissie samenstellen. In die beroepscommissie zitten zowel mensen die aan het centrum zijn verbonden (zoals de voorzitter van de evaluatiecommissie) als mensen die dat niet zijn. Het gaat om een onafhankelijke commissie die je klacht grondig zal onderzoeken. Ze zal je steeds uitnodigen voor een gesprek. Je kan je daarbij laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. Het is enkel mogelijk om een gesprek te verzetten bij gewettigde reden of overmacht. In de brief met de uitnodiging zal staan wie de leden van de beroepscommissie zijn. Deze samenstelling blijft ongewijzigd tijdens de verdere procedure, tenzij het door ziekte, overmacht of onverenigbaarheid noodzakelijk zou zijn om een plaatsvervanger aan te duiden. De beroepscommissie streeft naar een consensus. Wanneer het toch tot een stemming komt en er zijn evenveel stemmen voor als tegen, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag. De beroepscommissie zal ofwel de betwiste beslissing bevestigen, ofwel een andere beslissing nemen. De voorzitter van de beroepscommissie zal de gemotiveerde beslissing binnen een redelijke termijn met een aangetekende brief aan jou meedelen.

10.3. Materiële vergissingen

Het centrum waakt er steeds over dat evaluatiebeslissingen zorgvuldig genotuleerd worden. Toch kan het bij die administratieve verwerking weleens fout lopen. In zo’n geval is het belangrijk dat de fout snel hersteld wordt. Een evaluatiebeslissing die is aangetast door een materiële fout in de vorm van een ten onrechte uitgereikt studiebewijs waardoor jouw rechten worden geschonden, wordt door het centrumbestuur steeds hersteld. Zo’n rechtzetting kan te allen tijde gebeuren. Merkt het centrum de fout op, dan wordt de fout rechtgezet door de evaluatiecommissie die binnen een redelijke termijn opnieuw wordt samengeroepen. Wanneer je zelf vaststelt dat de evaluatiebeslissing is aangetast door een materiële vergissing, dan meld je dit onmiddellijk aan de voorzitter van de evaluatiecommissie met concrete aanduiding van de fout. De evaluatiecommissie zal zich dan buigen over je verzoek tot herstel. Elke materiële fout in de vorm van een ten onrechte uitgereikt studiebewijs waardoor aan jou meer rechten worden toegekend dan de rechten die voortvloeien uit de beslissing van de evaluatiecommissie, kan door het centrumbestuur slechts worden hersteld uiterlijk zestig dagen na de uitreiking ervan. Van een herstel van een materiële fout word je onmiddellijk na het herstel op de hoogte gebracht en krijg je daarbij zo nodig een nieuw studiebewijs. Als de evaluatiecommissie na je verzoek tot herstel meent dat er geen sprake is van een materiële vergissing, dan word je hiervan gemotiveerd en schriftelijk op de hoogte gebracht.